Kurs Takip Programı: Kampanya, Peşinat, Taksit ve Kalan Borç
Kurs takip programı, öğrencinin sözleşmesini ve o sözleşmenin parasını aynı yerde tutan kayıttır. Kurs, dershane ve taksitli eğitim işletmesi için aranan şey “öğrenci listesi” kelimesi değildir. Aranan soru şudur: bu öğrenci hangi kampanyaya yazıldı, peşinat alındı mı, sıradaki taksit ne zaman, kalan borç kimin kasasında? Cevap defterde, bir Excel sayfasında ve danışmanın mesaj kutusunda bölününce dönem başı kalabalıklaşır. Tahsilat unutulur, şubeler birbirinin listesini kullanır, kasa gün sonunda sözleşmeyle tutmaz.
Bu yazı, kurs takip programı ve kurs taksit takibi arayan işletmeci içindir. Satın almadan önce kampanyanın nereden seçildiğine, taksit satırının nasıl kurulduğuna, kalan borcun hangi listede durduğuna ve şube hedefinin neyi saydığına bakacaksınız. Kurs takip programı sayfası aynı işin kısa özetidir. Burada ekrandaki sıra açılır. Kararı kendi listenizle vermek için 60 gün ücretsiz deneme, kredi kartı gerekmez.
Kurs takibi neden defter ve Excel’de dağılır?
Dönem başında iş, isim toplamaktır. İsim tek başına sözleşme değildir. Sözleşme; kampanya, net tutar, peşinat, taksit sayısı ve vade demektir. Defter bu beşini yan yana taşıyabilir, aramayı taşıyamaz. “Ayşe, üç taksit, peşin aldı” cümlesi iki hafta sonra hangi Ayşe, hangi şube, hangi vade sorusuna yetmez. Telefon defterin kenarındadır. Kasa fişi başka çekmecededir. İkisi aynı gün yazılmadıysa peşinat hem alınmış hem alınmamış görünür.
Excel, sütun ekleyince rahatlar, kişi değişince bozulur. Dosya danışmanda, muhasebe kopyası bir gün geridedir. Taksit satırı elle çoğaltılır; biri on iki satır açar, biri tek hücreye “12 ay” yazar. Kısmi ödeme geldiğinde hücre silinir, eski tutar kaybolur. Şube ayrımı dosya adındadır. Merkez, iki dosyayı alt alta yapıştırınca aynı öğrenci iki kez sayılır. Kampanya fiyatı değişince eski sözleşmeler yeni fiyatla yeniden hesaplanır; oysa o kayıt kendi netiyle kapanmalıdır.
Dağıldığını gösteren işaretler çoğu kursta aynıdır. Veli arar, danışman “bir bakayım” der. Geciken taksit ile bu ayın taksiti aynı renktedir. Peşinat kasaya nakit girmiştir, sözleşme satırında sıfır yazar. İkinci şube, birinci şubenin kampanyasını kendi fiyatıyla keser. Dönem bitince kimin borcu kapandığı, kimin yarım kaldığı tek listede durmaz. Program, bu dağınıklığı tek kayıtta toplamak içindir. Öğrenci, telefon, kampanya, net, peşinat, taksitler, kalan borç ve kasa aynı kartta kalır.
Sözleşme kaydı: kampanya, indirim ve peşinat
Kayıt ekranının başlığı sözleşme oluşturmaktır. Bu, ayrı bir dosya yazdırma vaadi değildir. Sözleşme, paneldeki kayıttır: öğrenci adı, telefon, kampanya, indirimler, peşinat ve ödeme türü. Öğrenci adı zorunludur. Telefon alanı vardır; boş bırakılabilir. Kampanya seçilmeden ve peşinat için ödeme türü seçilmeden kayıt açılmaz. Kampanya bu şubenin markasına ait değilse form kabul etmez. Başka markanın fiyatı bu şubeye sızmaz.
Kampanya markaya bağlıdır
Kampanya tanımında ad, bağlı olduğu marka, taban fiyat, taksit sayısı, küsürat indiriminin tavanı ve puan durur. Liste fiyatı da kampanya kartında ayrı alandır; sözleşmenin neti bu alandan hesaplanmaz. Net, taban fiyattan indirimler düşünce kalan tutardır. Taksit sayısı en az birdir. Kampanya pasife alınırsa eski kayıtlar raporda durur, yeni sözleşme formunda yalnızca aktif kampanyalar listelenir. Kampanya bir markaya bağlıysa yalnızca o markanın şubesinde açılır. Markası boş bırakılan kampanya, şubelerin formunda da görünür.
Puan, kampanyanın kendi sayısıdır. Dönem özetindeki puan hedefi, o aralıkta açılan kayıtların kampanya puanlarını toplar. Puanı siz tanımlarsınız. Ekran size hazır bir başarı notu vermez.
İnisiyatif ve küsürat
İnisiyatif, kampanyanın üstüne seçilen ek indirimdir. Türü yüzde veya tutardır. Yüzde, o anki tutar üzerinden hesaplanır; tutar, sabit bir düşüştür. Birden fazla inisiyatif işaretlenirse sırayla uygulanır: her adım, bir önceki adımdan kalan fiyata yazılır. İnisiyatif bir markaya bağlı olabilir veya markası boşsa şubenin markasından bağımsız listelenir. Pasif inisiyatif yeni kayıtta çıkmaz.
Küsürat indirimi ayrıca liradır. Kampanyada tavan tanımlıysa ve sıfırdan büyükse, küsürat o tavanı aşamaz. Tavan sıfırsa bu sınır uygulanmaz. İnisiyatif ve küsürat düşüldükten sonra net sıfır veya altındaysa kayıt açılmaz. Net, taksitlere bölünecek tutardır. İndirimi sözlü vermek ile kartta düşmek ayrı şeylerdir. Kartta düşmeyen indirim, kalan borçta durur.
Peşinat ve ödeme türü
Peşinat, sözleşmenin ilk nakit girişidir. Sıfır yazılabilir. Sıfırdan büyükse, seçtiğiniz ödeme türüyle kasa işlemi açılır. İşlemin adı öğrenci peşinatıdır, kaynağı bu kayıttır. Ödeme türleri kasada tanımlı türlerdir. Tür banka ise POS banka hesabı sorulur. Hesap yoksa önce banka tanımına ve kasanın şirket bağlantısına bakılır. Peşinat, taksit satırlarına da işlenir: tutar, sıradaki bekleyen taksitlerden düşülür. Tam kapanan taksit ödendi olur. Artan tutar sonraki taksitlere geçer. Eksik tutar taksiti açık bırakır, ödenen kısmı satırda durur.
İlk taksit tutarı, netin taksit sayısına bölünmesidir. Peşinat bu tutara eşit veya fazlaysa kayıt yeşil bölgede açılır. Azsa kırmızı bölgede açılır. Bu ayrım, “iyi müşteri” damgası değildir. Kayıt anında ilk taksitin peşinatla kapanıp kapanmadığını gösterir. Kayıt numarası kart açılınca üretilir. Liste, tarih, öğrenci, kampanya, net, kalan ve bölgeyle okunur.
Taksit planı nasıl kurulur?
Kayıt kaydolunca taksit satırları kendiliğinden açılır. Sayı, kampanyadaki taksit sayısıdır. İlk vade, kayıt günüdür. Her sonraki vade bir ay sonradır. Tutar, son taksit hariç netin eşit payıdır. Son taksit, önceki payların toplamını netten düşer; küsurat orada kapanır. Planın toplamı nete eşittir. Elle on iki satır açmanıza gerek kalmaz. Kampanya üç taksitse üç satır, bir taksitse tek satır vardır.
Ödeme gelince tutar ve ödeme türü yazılır. İsterseniz belirli bir taksit satırını öne alırsınız; artan kısım yine sıradaki bekleyen taksitlere gider. Satır seçilmezse ödeme ilk açık taksitten başlar. Kasa işleminin adı taksit ödemesidir. Kalan borç, netten bu kayda ait tahsilatın düşülmesiyle yenilenir. Transfer satırları bu tahsilata karışmaz. Sıradaki vade ve sıradaki tutar, ilk açık taksitten okunur. Borç sıfıra inince kayıt, tahsil edilenler listesine geçer.
Kayıt günü şube personeli adı, telefonu, kampanyayı, küsüratı ve peşinatı düzenleyebilir. Tarih bugün değilse düzenleme, kayıt düzenleme yetkisi veya tam yetki ister. Ekran bunu kilit olarak gösterir. Silme de aynı gün ve sonraki gün için ayrı yetkiye bakar. Eski sözleşmenin fiyatını, yetkisiz kişi yeni kampanyayla sessizce değiştirmez. Fatura, bu kaydın yerine geçmez. e-Arşiv modülü açıksa listede fatura kes bağlantısı durur; kesim ayrıca o ekrandan yapılır, sözleşme kaydı faturayı kendiliğinden yazmaz.
Kalan borç ve vadesi gelen taksit
Kalan borç ekranı ikiye ayrılır. Açık borçlar, borcu duran kayıtlardır. Tahsil edilenler, borcu kapanmış kayıtlardır. Açık listede taksit kutuları vade dönemine göre tutar ve adet gösterir. Dönemler şunlardır: geciken, bugün, yarın, bu hafta, bu ay, sonraki ay, bu yıl. Geciken, vadesi bugünden önce olan açık taksitlerdir. Filtre seçilince liste o vadeye iner. Yasal takip etiketi taşıyan kayıt, bu açık listede durmaz; kendi özetinde adet ve kalan toplam olarak ayrı durur.
Takip notu
Her borç satırına not eklenir. Not, “Cuma arandı” gibi sizin cümlenizdir. Not, tahsilat değildir. Kasaya işlemez, taksiti kapatmaz. Kim, ne zaman yazdıysa satırda kalır. Danışman değişince mesaj kutusu değil, kayıt konuşur. Notu borç kapandı diye silmek zorunda değilsiniz. Tahsil edilenler listesinde de kayıt durur; kapanan sözleşme arşivde kaybolmaz.
Gecikme etiketi
Yasal takip, panelde bir etikettir. Dava açmaz, icra başlatmaz, resmi belge üretmez. Etiket, sizin koyduğunuz bekleme gününden sonra ve koşullar tutunca görünür. Varsayılan bekleme otuz gündür. Firma veya şirket ayarında bir ile üç yüz altmış beş gün arasında değişir. Hiç tahsilat görmemiş kayıt bu etikete alınamaz. Borcu kapanmış kayıt da alınamaz. Alınırken açıklama zorunludur; en az beş, en fazla beş yüz karakterdir. Çıkarırken de açıklama yazılır, çıkış tarihi ve çıkaran kullanıcı kartta durur. Bu etiket bir hukuk görüşü değildir. Geciken borcu açık listeden ayırmak için sizin iş akışınızdır.
Şube, hedef ve kayıt kalitesi
Kurs birden fazla şubeyse her şube kendi kasasıyla çalışır. Marka, şubeye atanabilir. Kampanya bir markaya bağlıysa o markanın şubesinde açılır. Markası boş kampanya her iki şubenin formunda da durur. Aynı firmanın iki şubesi iki ayrı marka taşıyorsa, markaya kilitli kampanyalar karışmaz. Dönem süzgeci, baktığınız kasanın kayıtlarını sayar. Özette kayıt adedi, sözleşmelerin net toplamı, bu kayıtlara işlenen tahsilat ve tahsilatın ciroya oranı durur. Oran, siz fiyat uydurmadan okursunuz: pay, tahsilattır; payda, o dönemdeki netlerin toplamıdır.
Yeşil, turuncu, kırmızı
Bölge üç renktir. Yeşil, peşinatın ilk taksit tutarına yettiği kayıttır. Kırmızı, peşinatın yetmediği kayıttır. Turuncu, kırmızı açılıp kayıt ayının içinde tahsilatı ilk taksit tutarına ulaşan kayıttır. Bu kontrol yalnızca kayıt ayında çalışır. Sonraki ayda gelen para, kırmızıyı turuncuya çevirmez. Kalite skoru, dönemdeki kayıtlardan okunur: yeşil tam, turuncu yarım sayılır, sonuç yüzdeye yuvarlanır. Kayıt yoksa skor sıfırdır. Skor bir yarışma notu değildir. Peşinat disiplininin o dönemdeki özetidir.
Tahsilat hedefi, puan ve prim
Aylık tahsilat hedefi, kasanın gelen işlemlerine bakar. Transfer satırları ve POS komisyonu satırları bu toplama girmez. Hedef, kasa için tanımladığınız aydır; özel ay tanımlıysa o ay kullanılır. Gerçekleşen, seçili dönemin gelenidir. Kalan hedef, hedeften gerçekleşeni düşer. Yüzde, gerçekleşenin hedefe oranıdır. Hedef sıfırsa oran sıfır görünür. Bu kutu yalnızca kurs tahsilatı değildir. Kasanın diğer girişleri de aynı toplamda durur. Kursun kendi tahsilatı, sözleşme özetindeki tahsilat satırındadır. İkisini birbirinin yerine okumayın.
Puan hedefi ayrı kutudur. Gerçekleşen puan, dönemdeki kayıtların kampanya puanlarıdır. Hedef yine kasanın aylık puan hedefidir. Challenge ayrı bir tanımdır. Açıkken kayıt ekranında ilerleme görünür. Katman şube veya bölge müdürü olabilir. Tür, kayıt adedi veya hedef eşiğidir. Eşik tahsilat ya da puan üzerinden okunur. Ödül şubeye veya çalışana yazılır. Çalışan tarafında şube müdürü ve danışman için ayrı prim tutarı vardır. Bölge müdürü primi de tanımlanabilir. Prim hakkı, hedef tutunca kartta belirir. Kasadan düşülmesi ayrı bir ödemedir: kaynak şubenin kasası veya seçtiğiniz sabit kasa. Hak bir kez ödenince ikinci kez düşülmez. Challenge tanımlamadıysanız bu kutu ekranda durmaz. Kurs takibi, challenge olmadan da sözleşme ve taksit tutar.
Kasanibil bu işi nasıl karşılar?
Kasanibil’de kurs takibi, kayıt ve sözleşme ekranıdır. Öğrenci adı ve kampanya zorunludur. Kampanya, şubenin markasına göre süzülür. İnisiyatif yüzde veya tutardır. Küsürat, kampanyadaki tavanı aşamaz. Net sıfırsa kayıt açılmaz. Taksitler kayıt gününden başlayıp ay ay dizilir. Peşinat ve sonraki tahsilat, seçilen ödeme türüyle kasaya iner. Kalan borç ve sıradaki vade bu tahsilattan yenilenir. Açık borç, kapanan borç ve vade dönemleri aynı listede ayrılır. Not, tahsilattan bağımsız durur. Gecikme etiketi, sizin gün sayınız ve açıklamanızla işler; resmi işlem başlatmaz.
Şube özeti kayıt adedini, neti, tahsilatı ve bölge renklerini gösterir. Tahsilat hedefi kasanın gelenine, puan hedefi kampanya puanına bakar. e-Arşiv modülü açıksa kayıt satırından fatura kesme ekranına geçilir. Modül kapalıysa bu bağlantı yoktur. Kasa düzeninin ayrı anlatımı kasa ve tahsilat yazısındadır. Kısa öğrenci kayıt notu da durur: öğrenci kayıt ve sözleşme. Kurs takibinin kendi özeti kurs takip sayfasındadır. Paket tutarlarını buraya yazmıyorum. Onlar paketler sayfasında durur.
Dönem başlamadan bir kampanya ve bir haftalık kayıtla deneyin. 60 gün ücretsiz deneme, kredi kartı gerekmez. Süre bitince paketlere geçebilir veya hesabınızı kapatabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Kurs takip programı resmi muhasebe veya ders programı mıdır?
Hayır. Kayıt, sözleşme tutarı, peşinat, taksit ve tahsilat içindir. Ders çizelgesi, yoklama veya yasal defter bu ekranın işi değildir. Resmi muhasebe yanınızda durur.
Taksit planı nasıl oluşur?
Kampanyadaki taksit sayısı kadar satır açılır. İlk vade kayıt günüdür, sonrakiler birer ay sonradır. Tutar netin taksit sayısına bölünmesidir; son taksit, toplamı nete eşitleyecek farkı alır.
Peşinat kasaya işlenir mi?
Peşinat sıfırdan büyükse, seçilen ödeme türüyle kasa girişi olur. İşlem adı öğrenci peşinatıdır. Banka işaretli türde POS hesabı sorulur. Sıfır peşinat kasa satırı açmaz; taksit planı yine oluşur.
Kalan borç ve geciken taksit nerede görünür?
Kalan borç, net tutardan tahsilatın düşülmüş halidir. Açık borçlar ve borcu kapanmış kayıtlar ayrı durur. Vade filtresi geciken, bugün, yarın, bu hafta, bu ay, sonraki ay ve bu yıl olarak ayrılır.
Birden fazla kurs şubesi aynı panelde tutulur mu?
Her şubenin kendi kasası vardır. Kampanya bir markaya bağlıysa yalnızca o markanın şubesinde açılır. Markası boş kampanya şubelerin formunda da listelenir. Tahsilat ve puan hedefi, baktığınız şube kasasına göre okunur.
Deneme süresi ve kart şartı nedir?
60 gün ücretsiz deneme vardır; kredi kartı gerekmez. Kayıt tarayıcıdan açılır. Süre bitince paketlere geçebilir veya hesabı kapatabilirsiniz.