Lastik Oteli Programı: Sezonluk Saklama, Raf ve Teslim Takibi

Lastik oteli programı, sezonluk lastiği müşterinin aracıyla ve depodaki yeriyle birlikte tutan kayıttır. Lastikçi, oto servis ve lastik depolayan işletme için aranan şey broşürdeki “depo yönetimi” kelimesi değil, şu sorunun cevabıdır: bu plakanın kış takımı hangi rafta, diş derinliği neydi, saklama ücreti alındı mı? Cevap defterde, bir Excel sayfasında ve ustanın aklında bölününce teslim günü uzar. Müşteri bekler, yanlış takım iner, ücret ya unutulur ya da kasaya işlemeden cebede kalır.

Bu yazı, lastik saklama takip programı ve lastik depolama programı arayan işletmeci içindir. Satın almadan önce kabulde hangi alanların dolduğuna, rafın nasıl kurulduğuna, etiketin ne işe yaradığına ve teslimde paranın kasaya nasıl indiğine bakacaksınız. Lastik oteli programı sayfası aynı işin kısa özetidir. Burada akış, ekrandaki alanların sırasıyla açılır. Kararı kendi deponuzla vermek için 60 gün ücretsiz deneme, kredi kartı gerekmez.

Lastik oteli nedir, neden defter ve Excel yetmez?

Lastik oteli, müşterinin söktürdüğü takımı bir sonraki sezona kadar işletmenin deposunda tutmasıdır. Satış değildir. Lastik hâlâ müşteriye aittir. Sizin tuttuğunuz şey emanettir: kime ait, hangi araca ait, kaç adet, nerede duruyor, ne zaman çıkması bekleniyor, ücret duruyor mu? Sezonluk lastik oteli yazılımı bu emanetin defterini taşır. Satış fişi veya stok kartı bu işin yerine geçmez. Stok kartı rafta satılacak malı sayar. Emanet lastik satılık mal değildir; yanlışlıkla stoktan düşülürse hem envanter hem müşteri kaydı bozulur.

Defter, az sayıda araçta bir süre idare eder. Tek kişi, tek koridor, herkesin plakayı ezbere bildiği bir dükkânda satır sayısı yönetilebilir. Sezon dönümünde depo dolunca aynı ebat onlarca araçta tekrar eder. “205’lik siyah takım” cümlesi bir plakayı diğerinden ayırmaz. Excel dosyası da aynı sıkışmayı yaşar. Sütunlar çoğalır: müşteri, telefon, plaka, ebat, raf, giriş tarihi, ücret. Dosya tezgâhta bir kişidedir, depoda başka kişide eski kopyası durur. Hangisinin güncel olduğu, teslim anında tartışılır. Raf değişince hücre güncellenmez. Diş derinliği hiç yazılmaz; teslimde “biz böyle teslim aldık” cümlesi havada kalır.

Yetmediğini gösteren işaretler çoğu işletmede aynıdır. Müşteri plakayı söyler, cevap için depoya seslenilir. Etiket yazısı silinmiş, bant kopmuş, takım yer değiştirmiştir. Ücret kabulde bir yere not edilmiştir, teslimde kasa o notu görmez. İkinci kişi işe gelince dosyanın yerini bilmez. Hasarlı bir lastik ile sağlamı aynı satırda durur. Planlanan çıkış tarihi yoktur; sezon gelince herkes aynı hafta arar, sıra defterin son sayfasından kurulur.

Program, bu dağınıklığı tek kayıtta toplamak içindir. Kayıt numarası, müşteri, plaka, lastik satırları, konum, durum, ücret ve ödeme aynı kartta durur. Kişi değişince bilgi kartta kalır. Amaç daha çok ekran açmak değil, teslim gününde tek yere bakmaktır.

Kabulde hangi bilgiler kaydedilmeli?

Kabul, lastiğin depoya girdiği andır. Eksik kabul, sezon sonunda eksik teslim demektir. İyi bir lastik saklama takip programında kabul formu müşteriyi, aracı ve lastiği ayrı ayrı sorar. Hepsini tek metin kutusuna yazmak, sonra aramayı imkânsız kılar.

Müşteri ve plaka

Plaka, depodaki takımın anahtarıdır. Müşteri adı tekrar eder; plaka etmez. Kabulde plaka zorunludur. Araç, o plakaya bağlı karttır. Müşteri kartında ad ve telefon durur. Kayıtlı müşteri seçilir. Kayıt yoksa ad ve telefonla yeni müşteri açılır, plaka o müşteriye bağlanır. Araç markası ve modeli de aynı karttadır; “beyaz ticari” diye hatırlanan araç, plaka ve marka-model ile ayrılır.

Bu kart servisin müşteri kartıdır. Lastik oteli için ikinci bir müşteri defteri açılmaz. Aynı kişi hem iş emrinde hem lastik kaydında görünür. Telefonu bir yerde güncellersiniz. Ayrı Excel’de eski numara kalmaz.

Ebat, DOT, diş derinliği ve adet

Her lastik satırı kendi bilgisini taşır. Pozisyon, takımın hangi köşesi olduğunu yazar: ön sol, ön sağ, arka sol, arka sağ, stepne veya diğer. Marka ve model, aynı ebatlı iki takımı ayırır. Ebat, formda ayrı alandır; örnek yer tutucu 205/55 R16 biçimindedir, siz kendi ölçünüzü yazarsınız. DOT, lastiğin yanağındaki üretim kodudur; saklama kaydında metin olarak durur, sonradan “hangi yılın lastiğiydi” sorusu satıra bakılarak cevaplanır. Diş derinliği sayı olarak girilir. Sıfır bırakılırsa listede boş görünür; ölçtüyseniz yazın, teslimde aynı alan durur. Adet, takım takibinde satırın kaç lastik temsil ettiğini tutar. Durum notu, kesik, balon veya tamir izi gibi sizin cümlenizdir. Jant ile birlikte saklanıyorsa jant kutusu işaretlenir. Jantı olmayan lastik ile jantlı takım aynı rafta karışmaz.

Bu alanlar süs değildir. Müşteri “dişler bitmişti, sizde daha da aşınmış” dediğinde kabuldeki diş derinliği ve not, konuşmanın zemini olur. DOT ve ebat yanlış takımı elemez. Fotoğraf veya otomatik mesaj bu kaydın parçası değildir; yazdığınız alanlar kaydı taşır.

Takım ve tek lastik

Takip iki türlüdür. Takım bazlı kayıtta lastikler birlikte durur, ortak barkod ve ortak konum kullanır. Tekil takipte her lastik ayrı satırdır, adet bir tutulur, barkod ve konum lastiğe özel olur. Stepneyi gövdeden ayrı yere koyan depo tekil takibi seçer. Dört lastiği aynı gözde tutan depo takım takibini seçer. Kabul tarihi o günün tarihidir. Planlanan çıkış, sezon dönüşü için tarih alanıdır. Tarih boşsa ayarlardaki saklama süresi güne eklenerek dolar. Not alanına sözleşme cümlesi veya deponun kendi uyarısı yazılır. Teslim edilmiş veya iptal kaydın lastik satırları sonradan yeniden yazılmaz; açık kayıt güncellenir.

Depo konumu: alan, raf, göz ve kat

Lastik depolama programının asıl işi, “arkada bir yerde” cümlesini adrese çevirmektir. Konum dört parçadan kurulur: alan, raf, göz ve kat. Alan koridor veya oda olabilir. Raf sırayı, göz hücrenin kendisini, kat yüksekliği anlatır. Dördünü birden doldurmak zorunda değilsiniz. Kullandığınız parçalar birleşip konum kodu olur. İsterseniz kodu siz de yazarsınız. Konum bir kasaya bağlanabilir veya ortak durabilir. Kullanılmayan konum pasife alınır; listeden düşer, eski kayıtta yazdığı kod silinmez.

Kapasite, konum kartında duran bir sayıdır. Depo “bu göz dört lastik alır” diye not düşer. Yazılım, kapasite dolunca yeni lastiği otomatik reddetmez. Yerleştirme kararı sizdedir. Sayı, gözü planlarken işe yarar; kilidin yerine geçmez.

Kabul formunda her lastik satırına konum seçilebilir. Takım kaydında bir satıra konum verildiğinde diğer satırlar da aynı konumu paylaşabilir. Kayıt açıldıktan sonra konum detaydan da atanır. Takımın tamamına tek konum, tek bir lastiğe ayrı konum verilir. Konum atanınca, kayıt henüz kabul veya etiket aşamasındaysa durum depoya yerleştirildi olur. Konum kaldırmak da mümkündür. Eski konum ile yeni konum, kaydın hareket dökümünde durur. “Kim ne zaman hangi göze aldı” sorusu satırdan okunur.

Sezon geçişinde doğru takımı bulmak

Sezon dönümü, deponun en kalabalık haftasıdır. Doğru takımı bulmak, müşteriyi bekletmeden plakadan kayda inmektir. Liste plaka, müşteri adı, kayıt numarası ve etiket numarasıyla aranır. Durum süzgeci kabul edildi, etiketlendi, depoya yerleştirildi, teslime hazır, teslim edildi ve hasarlı kayıtları ayırır. İptal de bir durumdur; teslim edilmiş kayıt yeniden teslim aşamasına alınmaz.

Listenin üstünde dört sayı durur: depoda olanlar, teslime hazır olanlar, süresi yaklaşanlar ve ödenmemişler. Süresi yaklaşan, planlanan çıkış tarihi dolmuş veya ayarda yazdığınız uyarı gününün içine girmiş açık kayıtlardır. Bu bir kısa mesaj veya otomatik sezon bildirimi değildir. Panele bakan kişi sayıyı görür, listeyi açar, plakayı arar. Uyarı günü ayardan değişir. Müşteriye kendiliğinden giden bir duyuru yoktur.

Teslime hazır, lastiğin indirilmeye uygun olduğunu sizin işaretlediğiniz durumdur. Teslim düğmesi kaydı teslim edildi yapar ve teslim tarihini o gün yazar. Böylece depoda görünen sayı ile gerçekten çıkmış takım ayrılır. Hasarlı durum, tartışmalı lastiği diğerlerinden ayırmak içindir; ayrı bir ekspertiz raporu üretmez, sizin seçtiğiniz durumdur.

Etiket ve barkod

Raf düzeni konum koduyla kurulur. Lastiğin üzerindeki kâğıt ise etikettir. Kayıt açılınca etiket numarası üretilir. Kayıt numarasından ayrıdır. Kayıt numarası yıl ve sıra taşır. Etiket numarası, fişe ve aramaya yazdığınız kısa koddur. Etiketleme, lastik satırlarına barkod da yazar. Takım takibinde satırlar ortak barkodu paylaşır. Tekil takipte barkodu boş olan her satıra ayrı kod üretilir. Üretim, firma içinde kullanılmayan bir kod seçer.

Yazdırma sayfası kayıt numarası, etiket numarası, plaka, müşteri, takip tipi, kabul tarihi ve planlanan çıkışı basar. Altında lastik satırları vardır: pozisyon, marka, model, ebat, satırın barkodu ve konum kodu. Barkod çizimi, kod EAN-13 biçimindeyse sayfada görünür. Değilse kod metin olarak kalır. Sayfa tarayıcıdan yazdırılır. Amaç, göze konan takım ile ekrandaki kaydın aynı numarayı taşımasıdır. Etiket kopsa bile plaka araması kaydı bulur. Etiket duruyorsa numara arama kutusuna yazılır.

Bu barkod, satılık ürünün stok barkodu değildir. Emanet lastiği satış ekranından geçirmek, müşteri malını stok çıkışı gibi düşürür. Satılan lastik ayrı iştir. Onun kartı stoktadır. Ayrımı net tutmak için stok ve barkod yazısına bakın. Lastik otelinde etiket, emanetin adresidir.

Saklama ücreti ve teslimde tahsilatın kasaya işlemesi

Saklama ücreti, lastiğin satış fiyatı değildir. Ayarlarda üç kural vardır. Sezonluk sabit ücret, kayıt başına tek tutardır. Adet bazlı ücret, birim tutarı lastik adediyle çarpar. Takım bazlı ücret, takım kaydında birim tutarı bir kez yazar. Takip tekil seçildiyse takım kuralı da adetle çarpılır. Kabul ekranında ücret kutusu boş bırakılırsa hesap bu kuraldan gelir. Kutu doldurulursa yazdığınız tutar kullanılır. Böylece kampanya, jantlı saklama veya anlaşmalı filo için tek kaydın tutarı değişir. Tutar, kaydın üzerinde durur. Liste de bu tutarı ve ödeme durumunu gösterir: ödenmedi, kısmi veya ödendi.

Para, not defterinde “alındı” yazınca kasaya girmez. Kasa modülü açıkken tahsilat ayrı bir adımdır. Kabul sırasında ödeme alınacaksa kutu işaretlenir, ödeme türü ve tutar yazılır. Ödeme türleri, o kasanın tanımlı türleridir. Tutar kasaya gelen işlem olarak işlenir. Açıklamada lastik oteli ve kayıt numarası yazar. Teslimde de aynı tahsilat vardır. Kayıt ödenmediyse detayda ödeme türü ve tutar sorulur. Yazılan tutar toplamdan azsa ödeme durumu kısmi kalır. Toplamı karşılıyorsa ödendi olur. Böylece depoda duran takım ile kasadaki nakit birbirinden kopuk kalmaz.

Kasa modülü kapalıysa bu tahsilat adımı açılmaz. Ücret yine kayıtta durur; kasa girişi için kasa modülünün açık olması gerekir. Ödenmemiş açık kayıtlar, listenin özetinde ayrı sayılır. Sezon sonunda “kimden ücret duruyor” sorusu dosya karıştırmadan o sayıdan listeye inilir.

Servis müşteri kartıyla ortak kullanım

Lastik oteli, servisin yanında durur. Müşteri kartını açtığınızda o kişiye ait lastik kayıtları da listelenir: numara, plaka, durum, adet ve kabul tarihi. Karttan yeni lastik kabulüne geçilir; müşteri seçili gelir. İkinci bir cari açmaya gerek kalmaz.

Sökme ve takma bir iş emriyse o iş ayrı kayıttır. İş emrinde parça ve işçilik durur, parça stoktan düşer, işin tahsilatı kendi akışındadır. Emanet lastik bu iş emrinin içine stok kalemi diye yazılmaz. Yanına lastik oteli kaydı açılır. İki kaydı karıştırmamak, hem stoğu hem emaneti doğru tutar. İş emrinin kendi düzeni oto servis iş emri yazısında anlatılır. Lastik oteli o yazının yerine geçmez. Aynı müşteri ve aynı plaka üzerinde, farklı işleri yan yana gösterir.

Ortak kartın pratik sonucu şudur. Müşteri yağ bakımı için geldiğinde açık lastik kaydı kartta görünür. Sezonu gelmiş takım, iş emrinin arasında kaybolmaz. Teslim günü hem iş emrini hem lastik kaydını kapatırsınız. Biri diğerini kendiliğinden kapatmaz. Bu ayrım bilinçlidir. Emanet, iş emri tamamlandı diye raftan silinmemelidir.

Program seçerken kontrol listesi

Lastik depolama programı bakarken demo ekranında şu soruları sırayla sorun. Hepsi sizde aynı ağırlıkta olmayabilir. Yalnız saklama yapan lastikçi konum ve etikete, hem servis hem depo işleten dükkân müşteri kartının ortak olup olmadığına bakar.

• Plaka zorunlu mu, müşteri kartı servisle aynı mı?
• Ebat, DOT, diş derinliği, adet, marka, model ve jant ayrı alan mı?
• Takım ile tek lastik ayrı izleniyor mu?
• Konum alan, raf, göz ve kat olarak kuruluyor mu, sonradan değiştiriliyor mu?
• Etiket veya barkod yazdırılıyor mu, arama bu numarayla çalışıyor mu?
• Saklama ücreti sezonluk, adet veya takım kuralıyla hesaplanıyor mu, tek kayıtta elle değişiyor mu?
• Teslimde tahsilat kasaya, ödeme türüyle işleniyor mu, eksik tutar kısmi mi kalıyor?
• Depoda, teslime hazır ve ödenmemiş kayıtlar listede ayrılıyor mu?
• Planlanan çıkış ve süresi yaklaşan kayıt panelde görünüyor mu? Müşteriye kendi kendine giden bir mesaj vaadi aramayın. Vaat varsa, gerçekten o ekranda mı sorun.
• Emanet lastik stok satışından ayrı mı duruyor?

Listede cevap veremeyen madde, broşürde kalın yazılmış bir cümleden daha önemlidir. Fotoğraf galerisi, kısa mesaj hatırlatması veya otomatik sezon duyurusu bu işin zorunlu parçası değildir. Sizde yoksa, programda da yokmuş gibi seçim yapın. Olan alanların kabulde doldurulup teslimde aynı kartta durması yeter.

İlk hafta için geçiş sırası

İlk gün bütün depoyu saymak, ikinci gün deftere dönmekle biter. Sıra, konumdan başlar. Geçmiş yılların her lastiğini taşımak zorunda değilsiniz. Depoda fiilen duran takımlar yeter.

1. Hesabı tarayıcıdan açın. Servis ve lastik oteli aynı panelde kalsın. Kasa kullanacaksanız kasa modülü açık olsun, ödeme türleri tanımlı olsun.
2. Depoyu dolaşıp konumları yazın. Alan, raf, göz ve katı kullandığınız kadar doldurun. Kapasiteyi not edin. Kullanmayacağınız eski gözü hiç açmayın.
3. Ayarlarda ücret kuralını seçin: sezonluk, adet veya takım. Birim tutarı kendi tarifinizden yazın. Saklama süresini gün olarak koyun. Uyarı günü, listede yaklaşan çıkışları görmek içindir; müşteriye mesaj atmaz.
4. Depoda duran takımlardan bir kısmıyla kabul açın. Önce müşteri ve plaka, sonra ebat, DOT, diş ve adet. Jantlıysa kutuyu işaretleyin. Konumu seçin.
5. Etiketi yazdırıp takımın üzerine koyun. Ekranda aynı plakayı aratıp kaydın geldiğini görün.
6. Ücreti kontrol edin. Boş bıraktıysanız ayardan gelen tutara bakın. Peşin aldıysanız kabulde tahsilatı işaretleyin, kasada gelen satırı bulun.
7. Bir kaydı teslime hazır yapıp teslim edin. Tarihin yazıldığını, listenin depo sayısının değiştiğini görün. Kalan ücret varsa teslimde tahsilatı deneyin. Eksik tutarda ödemenin kısmi kaldığını kontrol edin.

Yedi adım bir haftalık disiplindir. Depodaki her lastik bu sıraya sığmak zorunda değildir. Önce arama ve kasa tutsun. Kalan takımları sezon yaklaşırken, plaka geldikçe içeri alın. Eski defteri o gün kapatmayın. Yeni kabul artık kartta açılsın. Defter, bitene kadar rafta referans kalsın.

Kasanibil bu işi nasıl karşılar?

Kasanibil’de lastik oteli, servis modülünün içindedir. Ayrı bir müşteri dosyası açılmaz. Kabul, müşteri ve plaka ister. Lastik satırında pozisyon, marka, model, ebat, DOT, diş derinliği, adet, jant ve not vardır. Takip takım veya tekildir. Konum alan, raf, göz ve kattan kurulur. Takıma ortak, tek lastiğe ayrı konum verilir. Konum değişince hareket dökümü yazılır. Etiket numarası ve barkod üretilir, yazdırma sayfası plaka ve lastik satırlarıyla çıkar. Ücret, ayardaki sezonluk, adet veya takım kuralından hesaplanır. Kabulde elle de yazılır. Kasa açıksa tahsilat kabulde veya teslimde kasaya iner. Tutar eksikse ödeme kısmi kalır. Liste depoda, teslime hazır, süresi yaklaşan ve ödenmemiş kayıtları sayar. Süresi yaklaşan, sizin koyduğunuz gün penceresidir. Müşteriye kısa mesaj veya otomatik duyuru gitmez.

Müşteri kartında lastik kayıtları iş emirlerinin yanında durur. Yeni kabul o karttan açılır. Satılan parça iş emrinde stoktan düşer. Emanet lastik stok satışı sanılmaz. Ayrıntılı iş emri akışı için oto servis yazısı, satılık malın barkodu için stok yazısı durur. Lastik otelinin kendi özeti lastik oteli sayfasındadır. Paket ayrımına bakacaksanız tutarları buraya yazmıyorum. Onlar paketler sayfasında durur.

Sezon gelmeden bir koridoru ve bir haftalık kabulü deneyin. 60 gün ücretsiz deneme, kredi kartı gerekmez. Süre bitince paketlere geçebilir veya hesabınızı kapatabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Lastik oteli programı ile satılan lastik stoğu aynı kayıt mıdır?

Hayır. Emanet lastik, müşteriye ait saklama kaydıdır; stok satışı gibi düşülmez. Satılan lastik ve parça, servis iş emrinde stok kartından çıkar. İki kayıt yan yana durur, birbirinin yerine geçmez.

Defter veya Excel lastik oteli için neden yetmez?

Sezon dolunca aynı ebat birçok araçta tekrar eder. Defter satırı rafı, diş derinliğini ve ödenmemiş saklama ücretini aynı anda taşımaz. Dosya kişide kalır; plaka sorulunca arama satır satır yapılır.

Kabulde hangi bilgiler kaydedilir?

Müşteri ve plaka zorunlu zemindir. Lastik satırında pozisyon, marka, model, ebat, DOT, diş derinliği, adet, jant bilgisi ve durum notu durur. Takım tek kayıtta ortak izlenir; tekil lastik ayrı satır ve ayrı barkod alır.

Lastik depoda nerede duruyor, nasıl bulunur?

Konum alan, raf, göz ve kattan oluşur. Takıma tek konum, tekil lastiğe kendi konumu atanır. Listede plaka, müşteri adı, kayıt numarası veya etiket numarasıyla aranır.

Saklama ücreti teslimde nereye işlenir?

Ücret ayardaki kurala göre hesaplanır veya kabulde elle yazılır. Kasa modülü açıkken tahsilat, seçilen ödeme türüyle kasa girişi olur. Tutar toplamdan azsa ödeme durumu kısmi kalır.

Deneme süresi ve kart şartı nedir?

60 gün ücretsiz deneme vardır; kredi kartı gerekmez. Kayıt tarayıcıdan açılır. Süre bitince paketlere geçebilir veya hesabı kapatabilirsiniz.

Tüm yazılar · Fiyatlar · Ücretsiz kayıt