Ön Muhasebe Programı Nasıl Seçilir? KOBİ İçin Kasa, Cari ve Tahsilat Rehberi
Ön muhasebe programı nedir, resmi muhasebeden farkı nedir?
Ön muhasebe programı, işletmenin gün içinde akan parayı, tahsilatı ve kişi ya da firma bazlı bakiyeyi tuttuğu yerdir. Resmi muhasebe ve yasal defter ise mali müşavirin yürüttüğü, beyanname ve defter düzenine bağlı ayrı bir iştir. İkisini aynı yazılım sanmak, seçimi daha ilk cümlede kaydırır.
Kasa, kart ve havale aynı gün içinde karışıyorsa; veresiye müşterinin bakiyesi sorulduğunda cevap bir dosyada aranıyorsa; çekin vadesi takvim notundaysa ihtiyaç ön muhasebedir. Vergi dairesine gidecek defter ve resmi kayıt müşavirin sisteminde kalır. Ön muhasebe bu resmi süreci üstlenmez. Yanında durur: saha kaydı, kasa, stok ve satış burada birikir; yasal defter mevcut altyapıda sürer.
Kasanibil bu ayrımla konumlanır. Ön muhasebe programı sayfasında da yazıldığı gibi resmi muhasebenin yerine değil, yanındadır. e-Fatura ve yasal defter süreçleri mevcut altyapınızda devam edebilir. Fatura kesmek isteyen firma için kesim opsiyoneldir; kanallar arasında Luca e-Fatura yer alır. İstemeyen firma paneli yalnızca kasa, cari ve tahsilat için kullanır.
Bu yazı, program bakarken işini hangisinin göreceğini soran KOBİ sahibine yöneliktir. Hangi maddenin sizde boşluk olduğunu ayırt etmek, ücretsiz denemede neyi ölçeceğinizi bilmek ve mali müşavirle iş bölümünü bozmamak için yazıldı. Vergi oranı, eşik veya ceza tutarı vermez; o konuşma müşavirinizledir.
Excel ve defter ne zaman yetmez?
Excel ve kâğıt defter küçük ölçekte bir süre idare eder. Tek kişi, tek kasa, az müşteri ve neredeyse hep nakit varsa satır sayısı yönetilebilir. Tempo ve kişi sayısı artınca dosya, işletmenin gerisinde kalır. Geç kalındığını gösteren işaretler genelde aynıdır.
- Birden fazla kişi tahsilat alıyor ve en güncel dosyanın hangisi olduğu tartışılıyor.
- Nakit, kart ve havale akşam tek satırda toplanıyor; ödeme türü kayboluyor.
- Müşteri borcun bir kısmını nakit, kalanını kartla kapatıyor; parçalı tahsilat ya unutuluyor ya da iki yere yazılıyor.
- Şube veya tezgâh çoğaldı; herkesin kendi defteri var, merkez bakiyeyi akşam topluyor.
- Ne kadar borçlu olduğu mesajla soruluyor; elde ekstre yok.
- Çek ve senet klasörde, vade ise akılda.
- Banka hareketi ay sonunda açılıyor; gün içi karar yalnız nakit kasaya bakılarak veriliyor.
- Gün sonu kapanışı uzuyor; sayılan nakit ile yazılan tutar tutmuyor.
Bu tablo, muhasebecinin işini kötü yaptığı anlamına gelmez. Günlük operasyon ile yasal defter farklı ritimdedir. Defter dönem sonunda kapanır; kasa her akşam kapanmalıdır. Ön muhasebe programı bu akşam kapanışını taşır. Dosyayı bırakmak için tüm geçmişi taşımak da şart değildir. Güncel bakiye, açık cariler ve vadesi gelmemiş evrak, yeterince net bir başlangıçtır.
Seçerken bakılacak kontrol listesi
Liste uzun görünür. Hepsi her işletmede aynı ağırlıkta değildir. Nakit ağırlıklı bir dükkân önce kasa ve gün sonuna bakar. Vadeli satış yapan toptancı cari, çek ve bankayı öne alır. Ürün satan işletme stok bağını da sorar. Aşağıdaki maddeler, demoyu gezerken işaretleyeceğiniz sıradır.
Kasa ve tahsilat: nakit, kart, havale, parçalı ödeme
İyi bir kasa ve tahsilat programı gelir ile gideri ayrı yazar, ödeme türünü kaydın üzerinde tutar ve kasalar arası transferi izler. Nakit, kart ve havale aynı kutuya düşerse akşam sayım anlamsızlaşır. Parçalı tahsilat da aynı sebeple önemlidir: müşteri bir kısmını nakitle, kalanını kartla verdiyse tek satır “tahsil edildi” yazmak, hangi çekmecenin dolu olduğunu gizler.
Kasanibil’de kasa çekirdek modüldür. Günlük tahsilat ve gider, ödeme türüyle kaydedilir; nakit, kart ve havale ayarlardan tanımlanır. Servis işi kapanırken tahsilat birden fazla satıra bölünüp kasaya işlenir. Perakende satışta peşin tahsilat seçilen ödeme türüyle kasaya yansır. Cari seçilmişse satış cariye de bağlanır; veresiye için cari seçmek gerekir. Böylece tezgâh satışı ile kişi bakiyesi birbirinden kopuk kalmaz.
Gün sonu kapanışı ve fark kontrolü
Gün sonu, “bugün ne kadar sattık?” sorusunun değil, “yazılan ile eldeki tutuyor mu?” sorusunun cevabıdır. Açılıştan kapanışa kadar nakit gelen, nakit giden ve net görünmeli. Sayılan para ile kayıt arasında fark varsa, fark ertesi güne devredilmeden o gün konuşulmalıdır. Şube çoğaldıkça bu kontrol merkezde, her şubenin kendi kasa hareketiyle yapılmalıdır.
Kasanibil’de raporlar da çekirdek modüldür. Gün sonu özeti, seçilen kasa ve gün için nakit gelen, nakit giden ve net tutarı toplar. Şube müdürü gün içi hareketi eksiksiz girmeli; merkez gün sonunda mutabakata bakmalıdır. Ayrıntılı tablo için gün sonu raporlama yazısına bakın.
Cari borç, alacak ve ekstre
Kasa bugünkü nakit ve kart hareketidir. Cari, müşteri veya tedarikçi bazlı borç ve alacaktır. Veresiye, vadeli toptan satış veya bayi siparişi varsa ikisi birlikte gerekir. Ekstre, “ne kadar?” sorusuna hareket dökümüyle cevap verir. Tek bakiyelik bir hücre, vadenin ne zaman dolacağını göstermez.
Kasanibil cari kartında müşteri ve tedarikçi, bakiye, hareket dökümü ve tahsilat planı durur. Plan satırına işlenen tahsilat kasaya veya bankaya yansır; bakiye tek seferde kapanmak zorunda değildir. B2B siparişi ve perakende satışı, cari modülü açıksa aynı karta bağlanabilir. Bayi bazlı ekstre ve tahsilat planı da bu altyapıdadır. Konuyu derinleştirmek için cari hesap takip programı yazısı var.
Banka
Ciro kart ve havale ağırlıklıysa yalnız nakit kasaya bakmak, paranın bir kısmını görmemektir. Seçerken birden fazla banka hesabı, havale veya EFT kaydı ve hesaplar arası virman olup olmadığına bakın. Banka ekranının kendisi yerine geçecek bir vaat aramayın. İşe yarayan şey, gün içinde yapılan hareketi kasa ile aynı panelde görebilmektir.
Kasanibil’de banka modülü hesap hareketini operasyonel olarak tutar. Havale, EFT ve virman kaydedilir; kasa nakitinden ayrı izlenir. Bankadan nakit çekmek veya kasadan bankaya yatırmak hem banka hem kasa hareketi üretir. Sanal POS bilgisi, PayTR ve iyzico dahil, banka tarafında tanımlanabilir. Otomatik banka aktarımı şartı yoktur; disiplin, işlemi gününde yazmaktan gelir. İlgili yazı: banka hesap takip programı.
Çek ve senet vade takibi
Az sayıda çek bile vadesi kaçınca hem nakit planını hem itibarı bozar. Alınan ile verilen ayrı durmalı, vade tarihi kayıtta olmalı, evrak portföyde beklerken tahsil veya ödeme ile kapanabilmelidir. Takvim notu ve klasör, kişi değişince kaybolur.
Kasanibil çek ve senet modülü alınan ve verilen portföyü, vade tarihini ve durumu tek listede tutar. Portföydeki evrak tahsil veya ödeme olarak işlenince kapanır. Bu, yasal senet defteri değildir; operasyonel portföy takibidir. Resmi süreç müşavirinizin sisteminde kalır. Çek ve senet takip programı yazısı bu ayrımı biraz daha açar.
Kredi taksit
Aktif taksitli krediniz yoksa bu maddeyi sonraya bırakabilirsiniz. Varsa, taksit günü banka uygulamasında bir yerde, işletme panelinde başka yerde kalmamalıdır. Çok şubeli yapıda ödeme çoğu zaman şube müdürünün değil, merkezin işidir.
Kasanibil’de kredi ve merkez finans modülü taksit planını, ödeme takibini ve merkez finans görünümünü aynı ekosistemde tutar. Bankanın kendi ekranının yerine geçmez. Amaç, ödeme gününü işletmenin kendi takviminde görünür kılmaktır.
Stok bağlantısı
Yalnız hizmet satıyorsanız stok şart olmayabilir. Ürün, parça veya raf varsa satış ile stok ayrı defterde yürürse “rafta yok, sistemde var” hali başlar. Ön muhasebe arayan işletme bazen bunu finans yazılımından bekler. Doğru soru şudur: tahsilat kasaya işlerken satılan malın hareketi de aynı kaynaktan mı düşüyor?
Kasanibil’de stok, perakende, B2B, pazaryeri ve online mağaza için ortak ürün kartıdır. Perakende satışta stok düşer; peşin tahsilat kasaya yazılır. Servis iş emrinde parça stoktan çıkar, tahsilat satırları kasaya gelir. Stok kullanmayan bir kasa işletmesi modülü açmak zorunda değildir. İhtiyacınız olanı açar, kullanmadığınızı kapalı bırakırsınız.
Raporlar
Kayıt tek başına yönetim değildir. Gün ve dönem özeti, kasa hareketi, şube ve bölge kırılımı yoksa karar hâlâ tahminle verilir. Raporun resmi mizan olması gerekmez. Sabah “dün kasa ne yaptı, hangi şube hareketliydi?” sorusuna aynı kaynaktan cevap vermesi gerekir.
Kasanibil raporları kasa ile birlikte açılan çekirdek modüldür. Veri ayrı Excel’lerden birleştirilmez; kasa ve operasyon kaydından gelir. Şube, bölge ve dönem kırılımı yönetici ekranındadır. Kullanıcı rolü, herkesin her raporu görmesini gerektirmez.
Şube bazlı kasa ve kullanıcı yetkileri
Tek kasa bile günlük disiplin için yeterlidir. İkinci tezgâh, depo veya şube açıldığında “kimin kasası?” sorusu çıkar. Program şube bazlı bakiye tutmalı ve kullanıcıyı o kasayla sınırlayabilmelidir. Herkesin tüm nakiti ve tüm carileri görmesi, küçük ekipte bile gereksiz bir risktir.
Kasanibil’de kasa şubeye bağlıdır. Erişim, tam yetki yoksa şirket, bölge veya şube kasasıyla sınırlanır. Kasayı düzenleme, aynı gün silme gibi izinler role göre değişir; danışman ile şube müdürü aynı ekranı aynı genişlikte görmek zorunda değildir. Şubeler arası nakit transferi talep ve onayla yürür, onaylanmadan karşı kasaya işlenmez. Sayımda eksik çıkarsa fark tutarı gönderen şubenin kasasına iade edilir.
Bulut ve kurulum
Kurulum dosyası, ofiste bir sunucu veya ayrı hosting, küçük işletmede sıkça yarım kalan projelerdir. Seçerken programın tarayıcıdan açılıp açılmadığına bakın. Telefonla kasaya bakılabilmesi, tezgâhın başındaki kişi için ayrı bir uygulama şartı olmamalıdır.
Kasanibil bulut tabanlıdır. Tarayıcıdan giriş yapılır; kurulum veya kendi sunucunuz gerekmez. Veri işleme KVKK’ya uygundur. Destek Türkçedir ve talep panelin içinden açılır.
Opsiyonel e-fatura
e-Fatura, ön muhasebenin kendisi değildir. Belge kesmek ile kasa tutmak ayrı kararlardır. Zorunlu fatura modülü dayatan bir paket, belgeyi müşavirinde veya mevcut entegratöründe kesen firmayı boşuna taşır. Kesmek isteyen firma için kanalın adı ve bunun resmi muhasebenin yerine geçip geçmediği net olmalıdır.
Kasanibil’de fatura kesimi opsiyoneldir. Kanallar arasında Luca e-Fatura yer alır. e-Fatura ve yasal defter, mevcut altyapınızda da sürebilir. Panel, resmi muhasebe yazılımının yerine geçmez. Adımlar için e-fatura ve e-arşiv kesme rehberine bakabilirsiniz.
Ücretsiz ön muhasebe programında denemede ne ölçülür?
“Ücretsiz ön muhasebe programı” araması, iki farklı niyeti aynı kelimeye sıkıştırır. Biri kalıcı ücretsiz plan arar, öteki satın almadan önce kendi işiyle denemek ister. Karar vermeden önce şunların yazıldığı yere bakın: deneme süresi, kredi kartı istenip istenmediği ve süre bitince hesabı kapatma imkânı. Boş demo verisiyle gezmek, kendi gününüzü taşımaktan kolaydır; seçimi ise kendi veriniz gösterir.
Kasanibil’de teklif nettir: 60 gün ücretsiz deneme, kredi kartı gerekmez. Deneme sonrası paketlere geçebilir veya hesabınızı kapatabilirsiniz. Bu sürede ölçülebilecek işler şunlardır.
- Bir gerçek günün nakit, kart ve havale tahsilatını türüyle yazın.
- Parçalı bir tahsilatı, servis kapanışındaki gibi birden fazla ödeme satırına bölün; tutarlar kasada ayrı görünsün.
- Tanıdığınız bir müşterinin güncel borç veya alacağını cari karta işleyin, bir tahsilatı plan satırına bağlayın.
- Kullandığınız bir banka hesabına örnek bir havale girin. Çekiniz varsa vadesi gelmemiş bir evrakı portföye tarih ve durumla ekleyin.
- Akşam gün sonu özetinde gelen, giden ve net ile saydığınız nakdi karşılaştırın.
- Kasayı kullanacak ikinci kişiye, yalnızca kendi şubesini görecek bir rol verin.
Altı madde içinde takıldığınız yer, broşürdeki madde sayısından daha çok şey söyler. Ürün satmıyorsanız stok maddesini boş geçin. Kredi taksitiniz yoksa onu da zorlamayın. Deneme, kullanmayacağınız modülü açmak için değil, her gün yaptığınız işi tek yerde görmek içindir.
İlk hafta için sade bir sıra
İlk gün her modülü açmak, ikinci gün dosyayı özlemekle biter. Sıra, kasadan başlar.
- Hesabı tarayıcıdan açın. Şirketi ve ilk şubeyi oluşturun. İkinci tezgâh veya şube varsa onu ayrı kasa yapın; hepsini tek kasada biriktirmeyin.
- Ödeme türlerini tanımlayın: nakit, kart, havale. O günkü tahsilat ve gideri akşama bırakmadan, türüyle yazın.
- Açık cari kartlarını girin. Yalnız bugün bildiğiniz bakiyeyi yazın. Eski yılların satırlarını taşımak, geçişi yavaşlatır; yasal arşiv müşavirinizde durur.
- Banka hesabınız varsa hesabı ekleyin. Çek veya senet kullanıyorsanız vadesi gelmemiş evrakı portföye alın.
- Ürün satıyorsanız birkaç kart ve bir deneme satışı yapın; stok düşüyor mu, peşin tutar kasaya geliyor mu bakın. Hizmet işletmesinde bu adımı atlayın.
- Haftanın bir akşamı gün sonu özetini saydığınız nakitle karşılaştırın. Fark varsa sebebi o gün not edin.
- Kasayı kullanacak kişiye rol verin. Siz tam yetkide kalın; tezgâh, kendi şubesinin dışına çıkmasın.
Bu sıra bir haftalık disiplindir, kurulum projesi değildir. Sunucu, kurulum dosyası veya ayrı hosting gerekmez.
Mali müşavirle iş bölümü
Ön muhasebe programı almak, müşaviri devreden çıkarmak değildir. İş bölümü sade kalırsa iki taraf da rahat eder. Sizde gün içi kayıt durur: kasa, tahsilat, cari bakiye, çek vadesi, banka hareketi, varsa stok. Müşavirde resmi defter ve beyanname süreci durur. Kasanibil operasyon katmanıdır. Yasal defter, müşavirin kullandığı sistemde devam eder.
Müşavirinize panelin resmi defter yazılımı olmadığını baştan söyleyin. Ondan her kasa satırını kendi programına yeniden “yasal kayıt” diye istemesini beklemeyin; dönem özeti ve ihtiyaç duyduğu döküm yeter. Siz de paneldeki bakiyeyi vergi beyanı sanmayın. Belge kesecekseniz bunu ayrıca konuşun: fatura kesimi Kasanibil’de opsiyoneldir, Luca e-Fatura kanalı vardır, mevcut entegratörünüzle devam etmek de mümkündür.
Vergi oranı, belge zorunluluğu, eşik ve süre müşavirinizin konusudur. Program seçimi bu soruların yerine geçmez. Program, o soruların cevabını beklerken günü kaybetmemeniz içindir.
Kasanibil bu maddeleri nasıl karşılar?
Kısa karşılık şöyledir. Kasa ve tahsilat, nakit, kart ve havale türleriyle günlük gelir ve gideri tutar; parçalı ödeme servis kapanışında kasaya ayrı satırlar olarak iner. Gün sonu özeti gelen, giden ve neti gösterir; şube bazlı kasa ve transferdeki fark kontrolü aynı yapıdadır. Cari, borç ve alacak bakiyesini, hareket dökümünü ve tahsilat planını taşır. Banka, çek ve senet ile kredi taksit, finans tarafında ayrı modüllerdir; hepsini açmak zorunda değilsiniz. Stok, ürün satan kanalların ortak kartıdır ve satışta kasayla konuşur. Raporlar kasa ile birlikte gelir. Kullanıcı, role ve şubeye göre sınırlanır. Kurulum yoktur; tarayıcı yeter. e-Fatura istenirse Luca kanalıyla, opsiyonel olarak eklenir.
Resmi muhasebenin yerine geçen bir vaadi yoktur. Kasa, cari ve tahsilatı anlatan ön muhasebe sayfası da aynı cümleyi kurar: Kasanibil resmi muhasebenizin yanında durur. Modüllerin tamamını tanıtım sayfasında, paket ayrımlarını paketler sayfasında görebilirsiniz.
Kararı kendi verinizle verin. 60 gün ücretsiz deneme, kredi kartı gerekmez. Süre bitince paketlere geçebilir veya hesabınızı kapatabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Ön muhasebe ile resmi muhasebe arasındaki fark nedir?
Ön muhasebe, kasa, tahsilat ve cari gibi günlük operasyon kaydıdır. Resmi muhasebe ve yasal defter mali müşavirin yürüttüğü ayrı süreçtir. Kasanibil resmi muhasebenin yerine değil, yanındadır.
Mali müşavirim varken ön muhasebe programı gerekir mi?
İhtiyaç farklıdır. Mali müşavir yasal defteri tutar. Ön muhasebe programı, gün içindeki kasa, cari ve tahsilatı sizin izlemeniz içindir. Resmi defter müşavirin sisteminde devam eder.
Kasanibil ücretsiz mi, deneme nasıl işler?
60 gün ücretsiz deneme sunulur; kredi kartı gerekmez. Deneme sonrası paketlere geçebilir veya hesabınızı kapatabilirsiniz. Denemeyi kendi kasa ve cari verinizle yapmak, boş ekrana bakmaktan daha net sonuç verir.
Kurulum veya sunucu gerekir mi?
Hayır. Kasanibil bulut tabanlıdır; tarayıcıdan giriş yapıp kullanırsınız.
Panelden e-fatura kesilir mi?
Fatura kesimi opsiyoneldir. Kanallar arasında Luca e-Fatura yer alır. e-Fatura ve yasal defter süreçleri mevcut altyapınızda da devam edebilir. Kasanibil resmi muhasebe yazılımının yerine geçmez.
Excel’den geçerken eski defteri silmek gerekir mi?
Eski dosyayı silmek şart değildir. Geçişte güncel kasa bakiyesini, açık cari bakiyelerini ve vadesi gelmemiş çek veya senetleri panele işlemek yeterlidir. Geçmiş yılların tamamını taşımak zorunda değilsiniz; yasal arşiv müşavirinizde kalır.