Esnaf Muhasebesi Nasıl Tutulur? Muhasebecinizin İşini Kolaylaştıran Günlük Düzen

Ay sonu geldiğinde poşet dolusu fişi mali müşavirinize götürüp "bunlar bu ayın" dediyseniz yalnız değilsiniz. Çoğu esnaf için muhasebe, beyanname zamanı hatırlanan bir iştir. Oysa resmi defterleri muhasebeci tutsa bile, o defterlere giden bilginin kaynağı dükkândır. Satışı, gideri, veresiyeyi ve kasayı her gün düzenli kaydederseniz hem muhasebecinizin işi kolaylaşır hem de işinizin gerçekte ne kazandırdığını ay sonunu beklemeden görürsünüz.

Bu yazıda esnaf muhasebesini günlük, haftalık ve aylık olarak nasıl tutabileceğinizi, muhasebeciyle iş bölümünü nasıl yapacağınızı ve bir esnaf muhasebe programının bu düzende nereye oturduğunu anlatıyoruz.

Esnaf muhasebesi iki parçadan oluşur

Esnaf muhasebesi denince aslında iki ayrı iş kastediliyor:

• Resmi muhasebe: Yasal defterler, beyannameler ve vergi ödemeleri. Hangi usule tabi olduğunuz (basit usul, işletme hesabı ya da bilanço esası) neyi tutmanız gerektiğini belirler. Bu kısım genellikle mali müşavirin işidir ve mevzuata göre yapılır.
• Ön muhasebe: Dükkânın günlük hesabı. Ne sattınız, kime veresiye verdiniz, tedarikçiye ne ödediniz, kasada ne kadar para olmalı. Bu kısmı sizden başka kimse tutamaz, çünkü bilgi sizdedir.

Resmi tarafın doğru olması, büyük ölçüde ön muhasebenin düzenli olmasına bağlıdır. Muhasebecinize eksik belge giderse, eksik kayıt da çıkar. Hangi usule tabi olduğunuzdan ya da muhasebeci tutma zorunluluğunuzdan emin değilseniz bunu mutlaka mali müşavirinizle netleştirin. Bu yazı resmi yükümlülükleri değil, dükkân tarafındaki düzeni anlatıyor.

Her gün yapılacaklar

Günlük kayıt alışkanlığı, esnaf muhasebesinin temelidir. Akşam on dakika ayırmanız yeterli.

1. Satışları ödeme türüne göre ayırın

Gün içindeki satışları nakit, kart ve havale olarak ayrı ayrı görün. Kart ve havale bankaya, nakit çekmeceye gider. Bunları karıştırırsanız akşam kasa tutmaz, ay sonunda da banka hesabıyla satışlar birbirini açıklamaz.

2. Kasadan çıkan her parayı yazın

Tedarikçiye nakit ödeme, çay ocağı, kargo, küçük tamir… Kasadan çıkan her tutarı açıklamasıyla yazın ve varsa belgesini yanına koyun. Belgesiz harcamalar ay sonunda hatırlanmaz, hatırlansa da muhasebeciye anlatılamaz.

3. Kendinize aldığınız parayı ayrı tutun

Dükkân kasasından ev için para aldıysanız bunu gider olarak değil, ayrı bir satırla yazın. Gider gibi kaydedilirse işletme olduğundan daha az kazanıyormuş gibi görünür ve gerçek kârınızı bilemezsiniz.

4. Veresiyeyi aynı gün kaydedin

Veresiye verilen malı ve müşterinin getirdiği ödemeyi aynı gün, müşteri bazında yazın. Ay sonuna bırakılan veresiye kayıtları tartışma çıkarır. Bu konuyu ayrıntılı olarak veresiye defteri nasıl tutulur yazımızda anlattık.

5. Kasayı sayın ve kapatın

Akşam çekmecedeki nakdi sayın, olması gereken tutarla karşılaştırın ve farkı varsa düzeltmeden not edin. Kasa defterinin adım adım nasıl tutulacağını örnek tabloyla birlikte kasa defteri nasıl tutulur rehberinde bulabilirsiniz.

Her hafta yapılacaklar

• Alış faturalarını kontrol edin: Tedarikçiden gelen faturaları, aldığınız malla ve yaptığınız ödemeyle karşılaştırın. Eksik ya da hatalı fatura varsa hafta içinde istemek, ay sonunda aramaktan çok daha kolaydır.
• Tedarikçi bakiyelerine bakın: Kime ne kadar borcunuz olduğunu ve vadeleri görün. Çek ya da senetle çalışıyorsanız yaklaşan vadeleri haftalık kontrol edin.
• Veresiye listesini gözden geçirin: Uzun süredir ödeme yapmayan müşterileri belirleyin ve hatırlatın.
• Bankayı satışlarla eşleştirin: Kart ve havale tahsilatlarının bankaya gerçekten geçtiğini kontrol edin.

Her ay yapılacaklar ve muhasebeciye teslim

Ay bittiğinde mali müşavirinize düzenli bir paket teslim etmek, iki tarafın da zamanını kurtarır. Bu paketin içeriğini muhasebecinizle birlikte belirleyin. Genellikle şunlar sorulur:

1. Ay içindeki alış faturaları ve gider belgeleri
2. Kesilen satış faturaları ve satış özetleri
3. Banka hesap hareketleri
4. Kira, elektrik, su, internet gibi sabit gider belgeleri
5. Personel çalıştırıyorsanız giriş-çıkış ve çalışma bilgileri
6. Kasa ve veresiye özetiniz (resmi belge değildir ama muhasebecinin soracağı soruları azaltır)

Belgeleri teslim etmeden önce fotoğrafını ya da taramasını alın. Vergi Usul Kanunu'na göre defter ve belgeler, ilgili oldukları yılı izleyen yıldan başlayarak beş yıl saklanır. Aslını kaybetmeniz durumunda en azından içeriği elinizde kalır; asıllarının saklanması gerektiğini de unutmayın.

Muhasebeciyle iş bölümü nasıl olmalı?

İyi bir düzende iş bölümü nettir:

Bu tabloyu muhasebecinizle bir kez konuşun. "Hangi belgeleri, hangi tarihe kadar, hangi biçimde istiyorsunuz?" sorusunun cevabı, ay sonundaki telaşın çoğunu ortadan kaldırır.

Kâğıt, Excel ya da esnaf muhasebe programı?

Az hareketi olan küçük bir dükkân için kâğıt defter ya da Excel bir süre iş görebilir. Ama hareket arttıkça üç sorun ortaya çıkar: satış, kasa ve veresiye ayrı yerlerde tutulduğu için birbirini tutmaz; aynı bilgi iki üç kez yazılır; ay sonunda özet çıkarmak saatler alır.

Esnaf muhasebe programı bu parçaları birbirine bağlar. Satış yapıldığında para kasaya, veresiye müşterinin hesabına, ürün stoktan düşer. Akşam ayrıca bir şey toplamanız gerekmez. Program seçerken nelere bakmanız gerektiğini ayrıntılı bir kontrol listesiyle ön muhasebe programı nasıl seçilir yazısında anlattık.

Kasanibil bu düzeni nasıl destekler?

Kasanibil, esnaf ve KOBİ'ler için bulut tabanlı bir ön muhasebe ve operasyon programıdır. Yukarıdaki günlük düzenin karşılıkları şöyle:

• Kasa ve tahsilat: Nakit, kart, havale ve parçalı tahsilat ayrı görünür. Kasa açılış ve kapanışında fark kontrolü yapılır.
• Cari ve veresiye: Müşteri ve tedarikçi borç-alacak bakiyeleri tek panelde izlenir.
• Banka, çek/senet ve kredi taksitleri: Paketinize göre aynı panelde takip edilir.
• Gün sonu özeti ve raporlar: Günlük ciro ve kasa durumu, şubeniz varsa şube bazında görülür.
• Opsiyonel fatura kesimi: İsterseniz panelden fatura kesebilirsiniz; kanallar arasında Luca e-Fatura yer alır.

Kasanibil resmi muhasebe programı değildir ve mali müşavirinizin yerine geçmez. Resmi muhasebenizin yerine değil, yanındadır: dükkânın günlük hesabını tutar, muhasebecinize giden bilgiyi düzenli hale getirir. Tüm modülleri esnaf ve KOBİ için ön muhasebe programı sayfasında, paketleri fiyatlar sayfasında görebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Mali müşavirim varken ayrıca ön muhasebe tutmam gerekir mi?

Muhasebeci resmi defterleri tutar, ama dükkânın günlük kaydını sizin yerinize tutamaz. Satış, gider, veresiye ve kasa bilgisinin kaynağı sizsiniz. Düzenli ön muhasebe hem muhasebecinin işini kolaylaştırır hem de kârınızı ay sonunu beklemeden görmenizi sağlar.

Esnaf muhasebe programı muhasebecinin yerine geçer mi?

Hayır. Program günlük kayıtları düzenler; beyanname, yasal defter ve vergi hesapları mali müşavirin işidir.

Belgeleri ne kadar süre saklamalıyım?

Vergi Usul Kanunu'na göre defter ve belgeler, ilgili oldukları yılı izleyen yıldan başlayarak beş yıl saklanır. Ayrıntılar için mali müşavirinize danışın.

Kendime aldığım parayı gider olarak yazabilir miyim?

Hayır. Kasadan kendiniz için aldığınız parayı ayrı bir satırla yazın; gider gibi kaydedilirse işletmenin kârı olduğundan düşük görünür.

Excel'den programa geçerken geçmiş kayıtları taşımam gerekir mi?

Gerekmez. Geçiş gününde kasadaki parayı açılış bakiyesi, müşteri ve tedarikçi bakiyelerini de açılış borç-alacakları olarak girip o günden itibaren kayda başlayabilirsiniz.

Dükkânınızın günlük hesabını tek panelde tutmak için Kasanibil'i 2026 sonuna kadar ücretsiz deneyin. Kredi kartı gerekmez.

Tüm yazılar · Fiyatlar · Ücretsiz kayıt