Stok Takibi Nasıl Yapılır? Excel’den Programa Geçiş Rehberi
Stok takibi nasıl yapılır? Ürünlerin barkod veya stok koduyla tekilleştirilmesi, gelen malların alış kaydıyla sisteme girilmesi ve gerçekleşen satışların doğrudan kasa bakiyesinden düşülmesiyle yapılır. Birçok işletme başlangıçta Excel tabloları, defter notları veya mesajlaşma gruplarıyla stok tutmaya çalışır. Ancak ürün adedi arttıkça ve satış kanalları çoğaldıkça dağınık listeler tek doğru adedi göstermez; rafta tükenen ürün sanal ortamda satılmaya veya depoda unutulmaya devam eder.
Excel’de stok takibi neden bozulur?
Excelde stok takibi nasıl yapılır sorusu küçük çaplı işlerde akla gelen ilk çözüm gibi görünse de zamanla operasyonu yavaşlatır ve hata üretir. Tablonun bozulmasının temel nedenleri şunlardır:
- Birden fazla dosya kopyası: Masaüstünde, muhasebede ve mağaza bilgisayarında ayrı kaydedilen dosyalar kısa sürede ayrışır; hangi listenin güncel olduğu bilinemez.
- Baştaki sıfırların kaybolması: Excel, barkod sütunundaki değerleri sayı algıladığında 0 ile başlayan barkodların başındaki sıfırı siler ve barkod doğrulaması bozulur.
- Birleşik hücreler ve formül kırılmaları: Hatalı satır silme veya hücre birleştirme işlemleri bakiye formüllerini geçersiz kılar.
- Satış anında düşüm yapılmaması: Yoğun saatlerde dükkânda veya kasada gerçekleşen satışlar hemen tabloya işlenmez; ertelenen her kayıt gerçek stokla tablo arasındaki farkı açar.
- Canlı kanallarla bağlantı kurulamaması: Excel tablosu mağaza vitrininizle veya pazaryerleriyle otomatik konuşamaz; bakiye değiştiğinde her platforma tek tek elle girmek gerekir.
Stok takip programına geçiş öncesi liste temizliği
Stok takip programına geçiş sürecinde en kritik aşama, mevcut ürün listesini aktarıma hazır hale getirmektir. Dağınık veriyi olduğu gibi içeri aktarmak yerine önceden şu temizlik adımları uygulanmalıdır:
- Tek bir ana liste belirleyin: Farklı cihazlardaki tabloları karşılaştırıp en güncel tek bir dosya oluşturun.
- Pasif ve mükerrer ürünleri ayıklayın: Artık satılmayan veya mükerrer yazılmış satırları temizleyin.
- Barkodları metin formatında saklayın: 13 haneli standart EAN kodlarının ve baştaki sıfırların korunması için barkod sütununu metin (text) olarak biçimlendirin. Barkod ve etiket standartları için barkod ve etiket rehberi adımlarını inceleyebilirsiniz.
- Birim standardı sağlayın: Adet, kg, paket gibi birimleri netleştirin.
- Zorunlu alanları doldurun: Sistemde ürün listesi aktarma işleminde ürün adı zorunludur. Stok kodu veya barkod ise kartın tekil kimliğini oluşturur.
Adım adım Excel’den programa geçiş ve günlük stok takibi
- Listeyi tek dosyada toplayın ve temizleyin. Ürünlerinizi .xlsx, .csv, .txt veya .xml formatında tek bir dosyada toplayın (eski .xls desteklenmez; dosya boyutu 8 MB ve satır sayısı 5.000 sınırını aşmamalıdır). Ürün adı zorunludur; barkod ve stok kodlarını metin biçiminde düzenleyin.
- Kasanibil’de stok modülünü açın ve kasaları netleştirin. Panele giriş yapıp Stok modülünü açın. Dükkân satışlarının düşeceği aktif kasa ile online satışların düşeceği E-ticaret depo kasasını belirleyin. Kendi mağaza ayarındaki depo kasasını da aynı kasa seçerek tek stok havuzu kurun.
- Şablon veya alan eşlemesiyle dosyayı yükleyin. Hazır noktalı virgüllü ve UTF-8 BOM’lu CSV şablonunu kullanabilir ya da mevcut Excel dosyanızı yükleyebilirsiniz. Kolonları sistemdeki alanlarla (Ürün adı, Barkod, Stok kodu, Fiyatlar, KDV, Kategori vb.) eşleyin ve önizleme ekranını inceleyin.
- Küçük bir deneme grubu aktararak kontrol edin. Dosyanızdan 20–30 ürünlük bir grubu yükleyerek barkodların, KDV oranlarının ve fiyatların doğru yerleştiğini kontrol edin. Önizlemede eklenecek, güncellenecek ve atlanacak kayıtları doğrulayın.
- Tüm ürün listesini içeri aktarın. Listenin tamamını aktarın. Sistemde aynı barkod veya stok kodu varsa mevcut kart güncellenir; kimliksiz satırlar için yeni kart açılır. Dosyayı mükerrer yüklemenin barkodsuz ürünleri yeniden oluşturabileceğini unutmayın.
- Fiziksel açılış sayımıyla bakiyeleri eşitleyin. Depodaki ve raftaki gerçek ürünleri sayın. Sayım ekranına fiili adetleri girip «Sayımı onayla ve stoku düzelt» diyerek başlangıç bakiyelerini kesinleştirin.
- Barkodlu deneme satışı ve kanal kontrolü yapın. Hızlı satış ekranında barkod okutarak deneme satışı yapın; kasanın ve stok kartının doğru düştüğünü teyit edin. Bağlı pazaryeri veya vitrin kanallarınız varsa gönderilen adetleri kontrol edin.
- Excel dosyasını arşivleyin ve takibi panele bırakın. Eski Excel tablosunu salt okunur olarak arşivleyin. Bundan sonra mal girişlerini Alış / fatura ile girişten, çıkışları satış ekranından yapın; çift kayıt tutmayın.
Açılış sayımının fiş formatı ve envanter eşitleme ayrıntıları stok sayımı rehberinde anlatılmaktadır. Stok modülünün genel işleyişi ve ön muhasebe entegrasyonu için stok modülü nedir yazısına bakabilirsiniz.
Depo ve market stok takibinde sık yapılan hatalar
Depo/market stok takibi yaparken operasyonel aksaklıklara yol açan yaygın hatalar:
- Fatura kesmenin stok düşümü sanılması: E-Arşiv veya satış faturası kesmek tek başına stok hareketi açmaz. Stok düşümü perakende fiş veya sipariş kaydıyla olur; tedarikçi faturası ise Alış / fatura ile giriş ekranında stoğu artırır.
- Barkodsuz ürünlerin tekrar yüklenmesi: Barkod veya stok kodu olmayan satırlar her aktarımda yeni bir kart açar. Aynı dosya ikinci kez yüklenirse mükerrer kartlar oluşur.
- E-ticaret depo kasasının boş bırakılması: Pazaryeri siparişlerinin stoktan düşmesi için e-ticaret depo kasası seçilmelidir. Kasa tanımlı değilse sipariş çekilse bile stok düşmez.
- Sayımın onaylanmadan taslakta kalması: Sayım fişi oluşturulduğunda stok değişmez; bakiyenin eşitlenmesi için «Sayımı onayla ve stoku düzelt» butonuna basılmalıdır.
- Eski .xls formatı yüklemeye çalışmak: Sistem güvenlik ve performans nedeniyle eski .xls dosyalarını kabul etmez; dosya .xlsx, .csv, .txt veya .xml olmalıdır.
- Minimum stok uyarısının tek kasaya baktığını düşünmek: Karttaki minimum stok eşiği tüm kasaların toplam bakiyesiyle kıyaslanır. Bakiye altına inildiğinde Akıllı Asistan listeler ve panel bildirim üretir (e-posta veya SMS göndermez).
Geçiş ve günlük takip kontrol listesi
- Ürün dosyası .xlsx veya CSV formatında, 8 MB ve 5.000 satır sınırının altında hazırlandı.
- Barkodlar metin formatında düzenlendi, baştaki sıfırlar korundu.
- E-ticaret depo kasası ve mağaza depo kasası tanımlandı.
- Fiziksel açılış sayımı yapıldı ve onaylandı.
- Perakende satışlar hızlı satış ekranından barkodla yapılıyor.
- Tedarikçi girişleri Alış / fatura ekranından işleniyor.
- Eski Excel tablosu salt okunur arşive alındı; çift kayıt tutulmuyor.
Sık sorulan sorular
Stok takibi nasıl yapılır?
Stok takibi, ürün kartlarının tekil barkod ve stok koduyla açılması, mal girişlerinin alış belgesiyle işlenmesi ve satışların (perakende fiş, mağaza ve pazaryeri siparişi) doğrudan seçili kasadan düşülmesiyle yapılır. Günlük takipte çift kayıt tutulmaz; satış anında bakiye otomatik güncellenir.
Excel’deki ürün listemi programa nasıl aktarabilirim?
Ürün listenizi .xlsx, .csv, .txt veya .xml formatında hazırlayıp Kasanibil Stok Aktar ekranına yükleyebilirsiniz. Kolon eşleme aracıyla başlıkları eşleyebilir, önizlemede eklenecek ve güncellenecek kayıtları inceleyerek tek tıkla 5.000 satıra kadar ürünü aktarabilirsiniz.
Eski Excel (.xls) dosyaları yüklenebilir mi?
Hayır. Eski .xls formatı desteklenmez; sistem bu dosyaları kabul etmez. Dosyanızı Excel veya LibreOffice programında «Farklı Kaydet» seçeneğiyle .xlsx veya noktalı virgüllü CSV (.csv) olarak kaydedip yüklemeniz gerekir.
Aynı listeyi tekrar yüklersem stoklarım mükerrer olur mu?
Barkodu veya stok kodu olan ürünler mevcut kartla eşleşir ve güncellenir, mükerrer kart açılmaz. Ancak barkod ve stok kodu boş olan satırlar her yüklemede yeni kart oluşturur; bu nedenle kimliksiz ürünleri tekrar yüklememeye dikkat edilmelidir.
Satış faturası veya e-Arşiv kesince stok otomatik düşer mi?
Hayır. E-Arşiv veya satış faturası kesmek tek başına stok hareketi açmaz. Stok düşümü perakende hızlı satıştan, mağaza web siparişinden ve pazaryeri siparişinden gerçekleşir. Tedarikçi faturası ise Alış / fatura ile giriş ekranında stoğu artırır.
Market ve depolarda minimum stok uyarısı nasıl takip edilir?
Stok kartına minimum stok seviyesi tanımlanır. Tüm kasalardaki toplam stok bakiyesi bu seviyenin altına indiğinde Akıllı Asistan listeler ve panel bildirim üretir. Bu sayede kritik ürünler tükenmeden tedarik planı yapılır.
Stok takibini tek panelde toplayın
Stok takibi; ürün kartı, kasa hareketi, açılış sayımı ve barkod etiketini tek çatıda birleştirir. Satış yapıldığında kasa bakiyesi anında düşer, ücretsiz e-ticaret sitesi vitrininiz ve pazaryeri entegrasyonu ile bağlı kanallarınız (Trendyol, Hepsiburada, N11 vb.) güncel adedi görür.
Kayıt olun ve Kasanibil’i deneyin: 60 gün ücretsiz dene, kredi kartı gerekmez. Kendi mağazanız komisyonsuzdur; Kasanibil bu satıştan komisyon kesmez. 31 Aralık 2026'ya kadar yapılan kayıtlarda ek olarak 2026 sonuna kadar tüm modüller ücretsiz. Detaylı bilgi için stok takip programı, ön muhasebe programı ve fiyatlar sayfalarını inceleyebilirsiniz.