Ücretsiz Ön Muhasebe Programı Seçerken Nelere Dikkat Etmeli? Gizli Ücretler ve Verinizin Sahipliği

"Ücretsiz ön muhasebe programı" araması yapan çoğu esnafın derdi aynıdır: kasayı, veresiyeyi ve tahsilatı düzene sokmak ama bunun için baştan para ödememek. Bu çok makul bir istek. Sorun şu ki "ücretsiz" kelimesi her programda başka bir anlama geliyor. Birinde süresi dolan bir deneme, ötekinde günlük işlem sınırı olan kalıcı bir plan, bir başkasında ise ilk ay bedava olan ama sonra kartınızdan otomatik çekim yapan bir abonelik kastediliyor.

Bu yazıda ücretsiz bir ön muhasebe programına kayıt olmadan önce bakmanız gereken yerleri anlatıyoruz: ücretsizin türü, sonradan çıkabilecek maliyetler, limitler ve en önemlisi verinizin kime ait olduğu. Programı kendi işinizle nasıl deneyeceğinizi merak ediyorsanız ön muhasebe programı nasıl seçilir rehberimizde adım adım bir deneme listesi var; burada onu tekrar etmiyoruz.

"Ücretsiz" üç farklı şey olabilir

Kayıt sayfasındaki "ücretsiz" yazısının hangisi olduğunu baştan bilmek, aylar sonra yaşanacak sürprizi önler.

• Süreli deneme: Belli bir tarihe ya da gün sayısına kadar programın tamamı veya büyük kısmı açıktır. Süre bitince ya ödersiniz ya da hesap kısıtlanır.
• Kalıcı ücretsiz plan: Süresi yoktur ama sınırları vardır. Kullanıcı sayısı, ürün kartı sayısı, günlük işlem adedi ya da açık modüller kısıtlıdır.
• Kartlı ücretsiz başlangıç: Kayıtta kart bilgisi istenir, ilk dönem ücret alınmaz, sonra abonelik kendiliğinden başlar.

Üçü de dürüst bir model olabilir. Önemli olan hangisinde olduğunuzu bilmek. Kayıt olmadan önce şu üç soruya yazılı cevap arayın: Ücretsiz dönem ne zaman bitiyor? Bitince otomatik ücret alınıyor mu? Ödemezsem hesabıma ve verilerime ne oluyor?

Sonradan çıkabilecek maliyetler

Bir programın ücretsiz olması, işinizi o programla yürütmenin ücretsiz olduğu anlamına gelmez. Fiyat sayfasında ana paketin yanında küçük satırlara da bakın. Ön muhasebe programı fiyatlarında en sık ayrı ücretlendirilen kalemler şunlardır:

• Ek kullanıcı: Kasada ikinci bir kişi çalışıyorsa, ücretsiz planın tek kullanıcısı yetmeyebilir.
• Ek şube veya kasa: İkinci dükkân ya da tezgâh açıldığında kasa başına ücret çıkabilir.
• Fatura kesimi: e-Fatura ve e-Arşiv çoğu zaman ayrı bir modül ya da ayrı bir hizmettir. Programın ücretinin yanında, kullanılan entegratörün kendi ücretlerini de sorun.
• Modüller: Çek-senet, banka, personel veya pazaryeri gibi bölümler ücretsiz planda kapalı olabilir.
• Kurulum ve destek: Bazı programlarda destek ya da kurulum hizmeti ücretlidir.

Bunların hiçbiri tek başına kötü değildir. Kötü olan, ihtiyacınız olan kalemin ücretli olduğunu kasanızı programa taşıdıktan sonra öğrenmektir. Bugün tek başınıza çalışıyor olsanız bile, altı ay sonra bir çalışan aldığınızda ya da e-faturaya geçtiğinizde ne ödeyeceğinizi şimdiden hesaplayın.

Limitler günlük işi nasıl etkiler?

Kalıcı ücretsiz planlarda limit, programın asıl fiyatıdır. "Günde 10 işlem" küçük bir sayı gibi görünmeyebilir; ama bir gün içinde nakit satış, kartla tahsilat, veresiyeye yazılan bir alışveriş ve bir gider fişi girdiğinizde bu sınır hızla dolar. 50 ürün kartı sınırı, bir hizmet işletmesi için yeterli olabilirken, raflarında yüzlerce ürün bulunan bir market için baştan yetersizdir.

Bu yüzden limiti kendi gününüzle karşılaştırın. Sıradan bir günde kaç tahsilat aldığınızı, kaç gider yazdığınızı ve kaç ürün sattığınızı kabaca sayın. Elinizde bir kasa defteri varsa son birkaç günün satırlarını saymak yeterli. Limit bu sayının altındaysa, o plan sizin için ücretsiz değil, deneme niyetinde kalır.

Asıl soru: Veriniz kimin?

Ücretsiz bir programda en çok gözden kaçan konu budur. Aylarca girdiğiniz cari bakiyeler, veresiye kayıtları ve kasa hareketleri işinizin hafızasıdır. Program değiştirmek istediğinizde ya da ödeme yapmadığınızda bu kayıtlara ne olacağı, programın kendisi kadar önemlidir.

Kayıt olmadan önce sözleşmede ya da sık sorulan sorularda şunları arayın:

1. Ücretsiz dönem bitince veriler silinir mi? Bazı programlar belli bir süre sonra pasif hesapları temizler. Bu süre yazılı mı?
2. Ödeme gecikirse ne olur? Hesap kapanıyor mu, yoksa erişim askıya alınıp veriler korunuyor mu?
3. Verilerimi dışarı alabilir miyim? Cari listesini, hareket dökümünü ya da raporları dışa aktarma imkânı var mı, varsa nasıl?
4. Hesabı kapatırsam ne olur? Silme talebi nasıl yapılıyor, yasal saklama süreleri nasıl uygulanıyor?
5. Kişisel veriler nasıl işleniyor? Müşterilerinizin adı ve telefonu da bu programa girecek. KVKK aydınlatma metni ve veri işleme sözleşmesi yayımlanmış mı?

Bu soruların cevabı bir yerde yazılı değilse, cevabı destek ekibine sorun ve yazılı isteyin. Tahminle veri taşımayın.

Bir not daha: Ön muhasebe programı resmi muhasebenin yerine geçmez. Yasal defterler ve beyannameler mali müşavirinizin işidir ve belgelerin saklanma yükümlülüğü programın ücretsiz olup olmamasına göre değişmez. Programdaki kayıtlar sizin günlük takibinizdir; resmi belgelerinizi ayrıca saklamaya devam edin.

Ücretsiz planla başlamak kimin işine yarar?

Ücretsiz bir plan herkese uygun değildir ama birçok işletme için iyi bir başlangıçtır.

• Tek kişilik dükkânlar ve yeni açılan işletmeler: İşlem sayısı az, tek kasa ve az ürün varsa ücretsiz plan uzun süre yetebilir.
• Kâğıt defterden çıkmak isteyenler: Önce kasayı ve veresiyeyi dijitale taşıyıp alışkanlık kazanmak, para ödemeden yapılabilir.
• Karar vermeden önce kendi verisiyle denemek isteyenler: Süreli deneme, ücretli pakete geçmeden önce programın sizin işinize uyup uymadığını gösterir.

Birden fazla çalışanınız, şubeniz ya da yoğun bir satış gününüz varsa, ücretsiz planı kalıcı çözüm olarak değil, geçiş aşaması olarak düşünmek daha gerçekçidir.

Kasanibil'de "ücretsiz" ne demek?

Aynı soruları kendimize de soruyoruz. Kasanibil'de bugün geçerli olan durum şöyle:

• Süreli deneme: 60 gün ücretsiz deneme, kredi kartı gerekmez ve deneme sonunda otomatik ücretlendirme yapılmaz. 31 Aralık 2026'ya kadar açılan yeni kayıtlarda buna ek olarak 2026 yılı sonuna kadar tüm modüller ücretsizdir. Bu ek süre yalnız o tarihe kadar yapılan kayıtlara uygulanır; 2027 ve sonrasındaki kayıtlar 60 günlük denemeyle başlar.
• Deneme bitince: Ücretli pakete geçmezseniz hesabınız kendiliğinden Ücretsiz pakete geçer. Verileriniz silinmez.
• Ücretsiz paketin sınırları: 1 kullanıcı ve 50 stok kartı vardır. Kasa ve tahsilat, raporlar, cari hesap, stok, online mağaza ve Akıllı Asistan açıktır. Kasa ve cari için günde 10'ar işlem yapılabilir. Çek-senet, banka ve fatura bu pakette yoktur.
• Ücretli paketler: Esnaf paketi aylık 399 TL'den (KDV hariç) başlar. Ek kullanıcı, ek şube kasası ve diğer ek hizmetlerin fiyatları fiyatlar sayfasında ayrı ayrı yazılıdır.
• Ödeme gecikirse: Tolerans süresinden sonra panele erişim askıya alınır ama veriler silinmez; ödeme onaylanınca hesap yeniden açılır.
• Veri çıkışı ve silme: Kendi firmanıza ait verileri dışa aktarmak isterseniz destek ekibine başvurabilirsiniz. Hesabın tamamen kapatılması ve verilerin silinmesi ayrıca talep edilir ve yasal saklama yükümlülüklerine göre yapılır. Ayrıntılar Hizmet Sözleşmesi ve Veri İşleme Sözleşmesi'nde yer alır.

Kasanibil resmi muhasebe programı değildir; ön muhasebe programı olarak kasa, cari, veresiye ve tahsilatı tutar, resmi defterleriniz mali müşavirinizde kalır.

Kısa kontrol listesi

Ücretsiz bir ön muhasebe programına kayıt olmadan önce şu soruların cevabını yazılı olarak görün:

• Ücretsiz dönem ne zaman bitiyor, bitince ne oluyor?
• Kart bilgisi isteniyor mu, otomatik çekim var mı?
• Kullanıcı, ürün kartı ve günlük işlem limitleri benim günüme yetiyor mu?
• İhtiyacım olan modüller (fatura, çek-senet, banka) ücretsiz planda var mı?
• Ek kullanıcı ve şube eklediğimde ne ödeyeceğim?
• Verilerim silinir mi, dışarı alabilir miyim, hesabı nasıl kapatırım?

Bu altı sorunun cevabı netse, "ücretsiz" gerçekten işinize yarar.

Sık sorulan sorular

Ücretsiz ön muhasebe programı güvenli mi?

Ücretsiz olması tek başına güvenli ya da güvensiz olduğunu göstermez. Programın bulut tabanlı olup olmadığına, verilerin yedeklenip yedeklenmediğine ve KVKK metinlerinin yayımlanıp yayımlanmadığına bakın.

Ücretsiz programla fatura kesebilir miyim?

Programa göre değişir; e-Fatura ve e-Arşiv çoğu zaman ayrı bir modül ya da hizmettir. Kasanibil'de fatura modülü ücretsiz pakette yoktur, ücretli paketlerde ve 60 günlük denemede vardır. 60 gün ücretsiz deneme, kredi kartı gerekmez.

Deneme bitince verilerim silinir mi?

Programdan programa değişir, sözleşmede mutlaka kontrol edin. Kasanibil'de deneme bitince hesap Ücretsiz pakete geçer ve veriler silinmez.

Ücretsiz plandan ücretli pakete geçince yeniden kurulum gerekir mi?

Kasanibil'de gerekmez; aynı hesapta paket değişir, girdiğiniz kayıtlar yerinde kalır.

Kendi işinizle deneyin

En iyi karar, kendi kasanızı ve kendi müşterilerinizi programa girip birkaç gün kullandıktan sonra verilir. Kayıt olun ve Kasanibil'i 60 gün ücretsiz deneyin. Kredi kartı gerekmez.

Tüm yazılar · Fiyatlar · Ücretsiz kayıt